De Projectspiegel®: snel inzicht in programma’s en projecten

De Projectspiegel®
Palladio groep heeft veel ervaring met de besturing en beheersing van (grote) infrastructurele projecten. Deze ervaringen zijn verwerkt in de Projectspiegel®. Dit is een instrument waarmee de besturing en beheersing van programma’s en projecten in zeer korte tijd geanalyseerd kunnen worden. De aangetroffen situatie bij programma’s en projecten wordt vergeleken met de relevante normen op het terrein van de besturing en beheersing van grote projecten. Het gaat dan bijvoorbeeld om de Regeling Grote Projecten waarin de kaders en uitgangspunten met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van grote projecten zijn opgenomen. De aanpak is erop gericht de slag van analyse, via bevindingen naar aanbevelingen snel te maken. De aanbevelingen zijn actiegericht waardoor de implementatie daarvan zonder aanvullende analyses kan plaatsvinden.

Inzet van de Projectspiegel®
De Projectspiegel® is bestemd voor direct belanghebbenden bij infrastructurele projecten en programma’s zoals opdrachtgevers, opdrachtnemers, betrokken bestuurders en programma- en projectleiders.

In de praktijk zien we de Projectspiegel® gebruikt worden bij veranderingen rondom het project, maar ook wanneer een nieuwe projectleider aantreedt of nieuwe bestuurders een rol gaan spelen. De Projectspiegel® is eveneens zeer geschikt in situaties dat projecten het politiek-bestuurlijke krachtenveld dreigen te gaan beïnvloeden. De Projectspiegel® is inmiddels een beproefd instrument in het publieke domein. We hebben de afgelopen 7 jaar veel ervaring opgedaan bij programma- en projectorganisaties bij de rijksoverheid, bij waterschappen en provincies.

‘Het venijn zit in de start, het effect in de staart’
Projecten hebben niet altijd de mogelijkheid – zoals veel organisaties juist wèl – om organisch te groeien of om een ‘lerende organisatie’ te zijn. De besturing en beheersing moet in één keer (en bij voorkeur al bij aanvang van het project) op orde zijn. Bij de evaluatie van projecten blijkt dat later ontstane problemen vrijwel zonder uitzondering kunnen worden herleid naar de vroege(re) fasen van een project. Een andere waarneming die we hebben opgedaan is dat veel projecten problemen hebben met de opzet en inrichting van de governance. Het samenstel tussen de elementen sturen, organiseren & inrichten, verantwoorden en toezicht houden is niet zelden in onbalans. Dit betreft zowel de opzet ervan als de feitelijke werking.

Daarom hanteren we het beginsel van ‘reverse engineering’. Dit betekent dat wij uitgaan van het eindbeeld van de inrichting van de projectbesturing en -beheersing. Dit beeld construeren wij op basis van relevante normen en de projectdoelen. Uitgangspunt daarbij is dat deze doelen binnen de overeengekomen kaders (scope, tijd, geld, kwaliteit, risico’s etc.) gerealiseerd gaan worden waarbij de governance aantoonbaar op orde is.

Werking van de Projectspiegel®
De Projectspiegel® is opgebouwd uit een aantal verschillende domeinen. Deze domeinen ‘raken’ aan een 60-tal thema’s. Dit betekent dat 1 aspect kan worden gerelateerd aan meer dan 1 domein. Onder de Projectspiegel® ‘hangt’ een database met daarin opgenomen bijna 900 stellingen en waarin alle kennis die Palladio heeft opgedaan (en nog opdoet!) op een geordende wijze wordt ontsloten en geschikt gemaakt voor nieuwe gebruiksdoeleinden. Hierdoor groeit met name het aantal stellingen en thema’s nog immer. Er is sprake van een dynamische kennisdatabase. Door deze aanpak is het mogelijk om specifieke klantvragen op een snelle wijze te beantwoorden door – rekening houdend met de fase waarin het project zich bevindt – de specifieke domeinen, thema’s en stellingen bij de behoefte te selecteren.

In de Projectspiegel® wordt niet alleen aandacht besteed aan de meer klassieke kanten van het werken in projecten als strategie, fasering en dergelijke. In het domein Werken en Samenwerken staat nadrukkelijk de menskant centraal. Ingegaan wordt op de ‘Cultuur (gedeelde waarden)’, de ‘Stijl van Leidinggeven’ en tenslotte ‘Gedrag en Vaardigheden’. Het domein ‘Werken en Samenwerken’ kan indien nodig worden opgevolgd door een traject gericht op de competenties en vaardigheden. Wij maken daarvoor gebruik van het instrument ‘Management Drives’. Palladio groep is voor de toepassing van Management Drives gecertificeerd.

Eindresultaat binnen 2 maanden
Om te zorgen dat de opdrachtgever binnen 2 maanden de beschikking krijgt over een eindrapport, wordt een strakke fasering gehanteerd.

Intake
Hierin komen procedurele punten aan de orde (o.a. welke domeinen worden onderzocht, met wie gesprekken worden gevoerd). Maar ook de procesmatige- en inhoudelijke aspecten van het project of programma passeren de revue. Dit betreft ook een eerste inschatting van het risicoprofiel (en die later wordt uitgewerkt in het vervolgtraject). Ook wordt besproken wat de specifieke eigenschappen van het project zijn, zoals bijvoorbeeld het doel, de fasering, de complexiteit, de omvang in termen van medewerkers, geld, de resterende looptijd, de relatie met de omgeving etc.

Op basis van de intake wordt door Palladio groep een offerte gemaakt. Deze zal veelal een ‘fixed price’ bevatten.

Analyse
Ter voorbereiding worden relevante basisdocumenten bestudeerd (projectplan, laatste managementrapportages, plan van aanpak, risicoregister etc.). Vervolgens worden gesprekken gevoerd. Deze gesprekken vinden plaats door het stellen van een groot aantal vragen en het voorleggen van diverse stellingen. In deze fase wordt ook het Risicoprofiel uitgewerkt en tot slot worden de uitkomsten geanalyseerd. Van alle gemaakte gesprekken worden verslagen gemaakt ten behoeve van het hoor- en wederhoor.

In het kader van de Projectspiegel® worden geen dossiers opgevraagd ter verificatie van gedane mededelingen noch wordt een boekenonderzoek uitgevoerd. De Projectspiegel® moet worden beschouwd als een toets op het brede en integrale systeem van projectbeheersing van een project of programma, gebaseerd op interviews met de meest betrokken medewerk(st)ers, waarbij het beheerssysteem en de processen daarbinnen het object van ons onderzoek vormen.

Ook als de opdrachtgever behoefte heeft aan producttoetsen (of een combinatie van systeem- en producttoetsen) maken wij gebruik van de Projectspiegel®. Dit zal in de regel een iets andere doorlooptijd kennen dan de hier bedoelde toets op het systeem van projectbeheersing. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan vraagstukken rond de inhoudelijke juistheid van de Raming, de Prognose Eindstand, het Risicoregister, de Planning, de PPI-analyse, het uitvoeren (gate)reviews voorafgaand aan besluitvormingsmomenten, het uitvoeren van een Claimscan, etc.

Bevindingen
Vanuit de analyse wordt zichtbaar hoe op verschillende subdomeinen de praktijk zich verhoudt tot de gewenste situatie. Daar vloeit direct uit voort wat de oorzaken zijn van een minder resultaat. Tevens kunnen ‘systematische omissies’ worden aangetoond door verbanden te leggen tussen de verschillende domeinen.

Advies
Vanuit de bevindingenfase worden concrete en op actie gerichte aanbevelingen gedaan. Deze adviezen kunnen gericht zijn op één domein, maar mogelijk ook betrekking hebben op de gehele breedte van het project of programma en derhalve over meerdere domeinen heen. Opvolging daarvan leidt ertoe dat de gewenste situatie zo snel mogelijk kan worden geïmplementeerd.

Los van de bestaande normatiek die is verankerd in de opbouw van dit instrument, worden de bevindingen, de conclusies en vooral de aanbevelingen pas betekenisvol indien zij in de context van het onderzochte programma of project toepasbaar zijn. Bij het duiden van de betekenis van de uitkomsten maken we ook gebruik van de context en het risicoprofiel. Van belang voor ons onderzoek – en met name voor de weging van de uitkomsten en het definiëren van de beheersmaatregelen – is om eerst aandacht te schenken aan het risicoprofiel zoals wij dat waarnemen. Dat doen wij op basis van onze jarenlange ervaring met grote infrastructurele werken. Hierbij maken wij een inschatting van de (strategische) consequenties indien het programma of project zijn doelen niet op tijd, tegen hogere kosten en tegen lagere kwaliteit levert.

Presentatie
Met de Projectspiegel® kunnen de projectbesturing en -beheersing op een aantal manieren tegen het licht worden gehouden. Er kan een integraal onderzoek op de verschillende domeinen worden uitgevoerd. Ook is het denkbaar dat een deelonderzoek wordt uitgevoerd op een beperkt aantal domeinen. Verder kan binnen programma’s een benchmark worden gedaan met betrekking tot verschillende projecten binnen een programma. In het eindrapport worden analyse, bevindingen en advies op een beknopte en heldere wijze gepresenteerd

Meer informatie?
Voor meer informatie over de projectspiegel kunt u contact opnemen met Patricia Tjong (06-53573163) of Albert Kraak (06-53438731)

Palladio groep bv
Kneuterdijk 2, Den Haag
Postbus 730, 2501 CS Den Haag
Tel 070-365 6063
post@palladio.nl