Contractmanagement is verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het opstellen van het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking) binnen de randvoorwaarden van tijd, geld, kwaliteit en risico. Ook in de planstudiefase dienen (onderzoeks)contracten t.b.v. van MER (bijv. geluid, lucht) en OEI (economische effecten) zowel in inkoop als contractbeheersing/wijzigingen goed geregeld te zijn. Voordat een organisatie een contract met een opdrachtnemer kan sluiten, moeten de risico’s vanuit de omgeving en het systeem in voldoende mate zijn beheerst. De afspraken met de omgeving en de opdrachtgever gelden als randvoorwaarden bij een contract. Zijn deze randvoorwaarden te beperkend of te risicovol, dan zal de opdrachtnemer dit in de aanbieding moeten verwerken en zal de prijs/kwaliteit verhouding niet optimaal zijn. Door het gebruik van functioneel specificeren is een koppeling te leggen tussen de eisen vanuit opdrachtgever en omgeving, kan contractmanagement de mogelijkheden van de markt optimaal benutten en tegelijkertijd het risico vanuit de markt beheersen.
De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding – aanbesteding en –uitvoering richting verschillende marktpartijen. In dit proces wordt het inkoopplan opgesteld met aanbestedingsstrategie en contractvorm, wordt de daadwerkelijke contractering begeleid (met de daarbij behorende aanbestedings- en contractdocumenten), wordt het contractbeheersingsplan opgesteld en wordt de contractuitvoering begeleid. Ook hier is nauwe samenwerking met de andere onderdelen binnen het project weer essentieel. De contractmanager is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zonodig de onderhandelingen voert met de marktpartijen. De formele opdrachtgeversrol naar de markt ligt, afhankelijk van de omvang van de opdracht, bij een directeur.
Referentie
Waterschap Veluwe
'Diverse specialistische rollen.'
Het Waterschap Veluwe is realisator van een aantal projecten in het kader van Ruimte voor de Rivier. Het gaat om projecten bij Zutphen en bij Veessen/Wapenveld waarbij meer ruimte aan de rivier gegeven wordt door het verleggen van dijken en het graven van nieuwe geulen. Veiligheid en ruimtelijke kwaliteit staan daarbij voorop.
Palladio groep levert voor dit 'Ruimte voor de Rivier'-project een Manager Projectbeheersing, een Planner, een Contractmanager en een Procesmanager.
